AgoraSquare

Contexte

Le marché de Rungis, plus grand marché de gros au monde, est le poumon de l'approvisionnement alimentaire français. Pourtant, malgré leur position stratégique dans la distribution alimentaire, les grossistes utilisaient encore des processus largement manuels pour gérer leurs opérations quotidiennes.

Entre feuilles Excel, carnets papier et systèmes obsolètes, ils perdaient un temps précieux dans un environnement où chaque minute compte. Les commandes s'effectuaient par téléphone ou sur papier, la vérification de solvabilité des clients était approximative, et la facturation manuelle générait d'innombrables erreurs.

Problématiques Identifiées

• Gestion des commandes inefficace Saisie manuelle chronophage avec risques d'erreurs élevés
• Absence de visibilité sur la solvabilité Impayés récurrents faute d'informations financières
• Facturation manuelle complexe 2 à 3 heures par jour consacrées à la facturation
• Pas de centralisation des données Informations dispersées entre plusieurs outils
• Difficultés de suivi comptable Réconciliation bancaire et comptabilité approximatives

Contraintes du Projet

Le projet devait répondre à plusieurs contraintes techniques et humaines spécifiques :

• Interface utilisable dès 3h du matin, dans des conditions de luminosité variables
• Compatibilité avec tablettes et ordinateurs pour flexibilité d'usage
• Fonctionnement offline pour pallier les problèmes de connexion sur le marché
• Intégration avec les systèmes comptables existants (EBP, Sage, Cegid)
• Respect des normes de facturation électronique françaises

Méthodologie

Pour comprendre les besoins réels des grossistes et concevoir une solution véritablement adaptée, j'ai adopté une approche immersive. J'ai passé plusieurs semaines sur le marché de Rungis, observant les pratiques, menant des entretiens approfondis et analysant les workflows existants dans leur contexte naturel.

Cette phase de recherche terrain a été essentielle pour saisir les nuances du métier, comprendre les contraintes physiques (travail de nuit, environnement froid, manipulation de marchandises) et identifier les vrais points de friction dans les processus quotidiens.

Insights Clés Découverts

Les observations et entretiens ont révélé des besoins et contraintes spécifiques qui ont guidé toutes les décisions de design :

• Rythme de travail intense Les grossistes travaillent dès 3h du matin dans des conditions difficiles (froid, fatigue)
• Rapidité critique La rapidité de saisie est cruciale pour éviter les pertes de marchandises périssables
• Risque financier Le manque de visibilité sur la solvabilité génère des impayés importants
• Charge administrative La facturation manuelle prend 2-3h par jour minimum, temps perdu sur le cœur de métier
• Simplicité requise Besoin d'une interface simple, sans fonctionnalités superflues qui ralentiraient l'usage
• Connectivité instable Problèmes de réseau fréquents nécessitant un mode offline robuste

Personas Principaux

À partir de cette recherche, j'ai identifié 3 personas principaux qui représentent les utilisateurs cibles de l'application :

Cartographie du Parcours Utilisateur

J'ai cartographié le parcours complet d'une journée type, de l'arrivée à 3h du matin jusqu'à la clôture comptable, identifiant les moments clés, les émotions et les opportunités d'amélioration à chaque étape.

Architecture de l'Information

À partir des insights de recherche, j'ai conçu une architecture d'information claire, structurée autour des 4 modules principaux qui répondent aux besoins identifiés : Commandes, Clients & Solvabilité, Facturation et Comptabilité. L'objectif était de créer des parcours optimisés pour la rapidité d'exécution dans des conditions de stress et fatigue.

Chaque module a été pensé pour minimiser la charge cognitive et réduire le nombre d'étapes nécessaires pour accomplir les tâches les plus fréquentes. La navigation a été simplifiée au maximum, avec un accès direct aux fonctions essentielles depuis l'écran d'accueil.

Wireframes & Itérations

J'ai réalisé plusieurs séries de wireframes, testées et itérées avec les utilisateurs. Les premières versions étaient trop complexes et ont été progressivement simplifiées suite aux retours des grossistes. Chaque écran a été optimisé pour réduire le nombre de clics et faciliter la saisie rapide.

Principes de Design Retenus

• Rapidité d'exécution Minimiser le nombre de clics et privilégier les actions directes (3 clics maximum pour toute action)
• Prévention des erreurs Validation temps réel avec messages clairs et suggestion automatique de corrections
• Clarté visuelle Hiérarchie forte, zones bien identifiées par couleurs, contrastes élevés pour lisibilité optimale
• Adaptabilité Design responsive tablette et desktop avec zones tactiles optimisées (minimum 48px)
• Offline-first Fonctionnement sans connexion stable avec synchronisation automatique dès le retour du réseau
• Feedback immédiat Retours visuels instantanés sur chaque action pour rassurer l'utilisateur

Flux Utilisateur Optimisés

J'ai cartographié et optimisé les 3 flux critiques de l'application :

• Prise de commande express 12 étapes et 5 minutes réduites à 4 étapes et 1,5 minute grâce à l'auto-complétion.
• Vérification de solvabilité 6 minutes de recherche dispersée ramenées à 2 minutes avec le score en temps réel.
• Facturation électronique 7 étapes et 15 minutes réduites à 3 étapes et 3 minutes via la génération automatique.

Tests Utilisateurs Itératifs

À chaque étape de conception, j'ai réalisé des tests avec les grossistes pour valider les hypothèses et identifier les points de friction. Ces tests ont permis d'affiner progressivement l'interface et d'atteindre un niveau d'utilisabilité optimal pour le contexte d'usage spécifique.

Maquettes Haute-Fidélité

À partir des wireframes validés, j'ai créé des maquettes haute-fidélité qui traduisent visuellement les principes de design établis. L'interface a été pensée pour être lisible dans toutes les conditions d'utilisation : faible luminosité matinale, reflets extérieurs, et conditions de fatigue des utilisateurs.

Design System Complet

J'ai développé un design system adapté au contexte spécifique des grossistes de Rungis. Chaque décision a été guidée par les contraintes d'usage identifiées lors de la recherche : lisibilité en faible luminosité, zones tactiles optimisées pour une utilisation en gants, codes couleurs intuitifs par statut.

Interface Adaptative

L'application a été conçue pour s'adapter parfaitement aux deux contextes d'usage principaux identifiés lors de la recherche :

Preuves de concept décisives

Pour sécuriser la faisabilité technique et l'adoption côté métier, j'ai monté deux preuves de concept rapides avant d'engager les développements complets. Elles ont servi à valider les paris fonctionnels directement sur le terrain et à embarquer les équipes produit, finance et tech autour d'une vision commune.

Prototype Interactif

J'ai développé un prototype interactif dans Figma intégrant les principaux parcours utilisateurs. Ce prototype a servi de référence pour les tests utilisateurs et la spécification technique auprès de l'équipe de développement.

Accessibilité

Bien que non requis initialement, j'ai intégré des principes d'accessibilité pour garantir une utilisation confortable pour tous : contraste WCAG AAA, navigation clavier complète, labels descriptifs pour lecteurs d'écran.

Prototype Interactif

J'ai développé un prototype interactif dans Figma intégrant les principaux parcours utilisateurs. Ce prototype a servi de référence pour les tests utilisateurs et la spécification technique auprès de l'équipe de développement.

Accessibilité

Bien que non requis initialement, j'ai intégré des principes d'accessibilité pour garantir une utilisation confortable pour tous : contraste WCAG AAA, navigation clavier complète, labels descriptifs pour lecteurs d'écran.

Déploiement & Adoption

Le déploiement auprès des premiers grossistes a démontré un impact significatif sur leur productivité et leur rentabilité. La solution a été adoptée progressivement sur une période de 3 mois, avec un accompagnement personnalisé pour chaque utilisateur.

Le taux d'adoption exceptionnellement élevé (92%) s'explique par l'approche centrée utilisateur tout au long du projet : les grossistes ont été impliqués dès les phases initiales et ont pu constater les améliorations concrètes sur leur travail quotidien dès les premiers jours d'utilisation.

Impact Business Mesurable

Temps administratif, taux d'erreurs et délai de paiement mesurés sur un panel de 25 grossistes équipés.

• Temps dédié aux tâches administratives de 3 h/jour à 0,8 h/jour, soit plus de 2 heures récupérées chaque jour.
• Erreurs de facturation taux réduit de 40 % à 6 %, soit près de 15 000 € économisés par an et par grossiste.
• Délai moyen de paiement de 45 à 30 jours, améliorant immédiatement la trésorerie.

Retours Utilisateurs

Impact à Long Terme

Six mois après le déploiement initial, 25 grossistes supplémentaires ont rejoint la plateforme, attirés par les retours positifs des premiers utilisateurs. L'application est devenue un outil de référence sur le marché de Rungis, contribuant à la modernisation progressive du secteur.

• Évolution continue Nouvelles fonctionnalités ajoutées tous les trimestres selon les retours utilisateurs
• Extension géographique Déploiement prévu sur d'autres marchés de gros en France
• Communauté active Création d'un groupe d'entraide entre utilisateurs
• Formation Programme d'accompagnement pour nouveaux utilisateurs

Ce projet AgoraSquare a été riche en enseignements, tant sur le plan méthodologique que sur la compréhension des enjeux du design dans un contexte B2B spécifique. Voici les principales leçons tirées de cette expérience.

Ce qui a bien fonctionné

• Immersion terrain prolongée Les 3 semaines passées à Rungis ont été cruciales pour comprendre les vrais besoins et contraintes. Aucun entretien en bureau n'aurait pu révéler ces insights.
• Approche itérative et tests fréquents Tester rapidement et souvent (tous les 15 jours) avec de vrais utilisateurs a évité de nombreuses erreurs coûteuses.
• Co-création dès le début Impliquer les grossistes dès les phases initiales de conception a créé un sentiment d'appropriation et facilité l'adoption.
• Simplicité radicale Résister à la tentation d'ajouter des fonctionnalités \"sympas mais pas essentielles\" a été payant. Les utilisateurs ont apprécié la simplicité.
• Design system adaptatif Créer un design system dès le début a accéléré le développement et assuré la cohérence visuelle.

Défis Rencontrés & Solutions

Ce que je ferais différemment

• Impliquer les développeurs plus tôt Certaines idées de design se sont révélées complexes à développer. Une collaboration plus étroite dès les wireframes aurait évité des aller-retours.
• Prévoir plus de temps pour le mode offline La synchronisation offline a pris 30% de temps supplémentaire. Il aurait fallu doubler l'estimation initiale.
• Documenter davantage les décisions Certaines décisions de design prises en phase de recherche ont été oubliées 6 mois plus tard. Une documentation continue aurait aidé.
• Anticiper l'évolution du produit Certains choix d'architecture ont rendu difficile l'ajout de nouvelles fonctionnalités. Penser \"scalabilité\" dès le début est crucial.
• Prévoir un plan de formation dès le début La formation des utilisateurs a été improvisée. Un programme structuré dès la phase de design aurait facilité l'adoption.

Compétences Développées

Ce projet m'a permis de développer ou renforcer plusieurs compétences clés :

• Conduite de recherche utilisateur en conditions réelles complexes
• Design pour des utilisateurs peu familiers avec le numérique
• Gestion de contraintes techniques fortes (offline, performance)
• Communication avec des parties prenantes variées (grossistes, développeurs, direction)
• Création de design systems complets et documentés
• Mesure d'impact et ROI des décisions de design

Vision pour l'Avenir

Fort de ces apprentissages, plusieurs pistes d'amélioration sont envisagées pour les prochaines versions :

• Intelligence artificielle pour prédire les commandes et optimiser les stocks
• Marketplace intégrée pour faciliter la mise en relation grossistes-restaurateurs
• Application mobile dédiée pour les livreurs avec optimisation de tournées
• Tableau de bord analytique avancé pour aide à la décision stratégique